Como administrar eficazmente o seu tempo

Como administrar eficazmente o seu tempo

Antes de tudo é importante dizer que:

“Aquilo que não pode ser medido não pode ser gerenciado”

Se você precisa gerir de maneira mais produtiva o uso do seu tempo você precisará medir como tem usado o seu tempo. A gestão eficaz do tempo necessita de apontamentos que permitam entender onde o tempo está sendo gasto.

Sem anotações, sem um sistema de agenda ou qualquer outro tipo que possa ser possível fazer o levantamento do tempo gasto entre várias tarefas será difícil administrar de modo coerente este recurso tão escasso.

Numa empresa, geralmente o tempo é gasto em alguma atividade como por exemplo:

Tempo ao telefone,
Tempo gasto conversando com clientes,
Viagens,
Vendas,
Atendendo a consultas,
Planejamento,
Reuniões,
Cuidando de emergências,
Conversando com colegas,
Discutindo problemas,
Outros.

A questão importante é que o registro deve permitir a identificação daqueles pontos em que você acha que está perdendo, ou, não usando de forma eficiente o seu próprio tempo.

Durante todo o dia de trabalho, geralmente não é muito difícil distinguir as tarefas menos importantes daquelas que realmente precisam ser executadas.

Um dos problemas mais comuns na boa administração do tempo é deixar as coisas menos importantes tomarem o lugar das mais importantes. Duas considerações básicas resolvem qual a importância de uma pequena tarefa e, conseqüentemente, quanto tempo deve ser gasto com ela.

É preciso fazer uma distinção básica entre as tarefas urgentes e as não urgentes e entre as tarefas vitais e não vitais.

As tarefas urgentes são aquelas que precisam ser completadas no momento ou rapidamente, a fim de alcançar o resultado desejado.

As tarefas vitais são aquelas que são essenciais ou muito importantes para a sobrevivência da empresa ou para se completar seu objetivo principal.