Como facilitar sua tomada de decisões

Tempo de decisão poupado é tempo de ação ganho – Gerald Michaelson

Você costuma ficar andando de um lado para o outro quando está preocupado com alguma decisão que precisa tomar? Eu às vezes ficava assim. Tem gente que não anda mas fica rabiscando papel, outros mudam de uma tarefa para outra, pegam o celular, largam o celular, abrem o e-mail, levantam e sentam de novo e por aí vai, de uma atividade para outra sem nunca chegar a uma decisão. É vão passando de uma atividade para outra ou de um pensamento para outro sem nunca chegar a uma decisão final. Vão por assim dizer procrastinando a tomada de decisão. É quase como aquele dito popular: ‘o cachorro correndo atrás do próprio rabo’. E por aí vão perdendo tempo, justamente o tempo que é um recurso tão escasso e valioso.

Será que existe um jeito de facilitar a tomada de decisões? Sim, existe, mas este jeito não possui uma fórmula que sirva para todos os problemas. Na verdade para agilizar o processo de tomada de decisão você talvez vai precisar de várias formulas ou ferramentas, como queira chamar, para lidar com cada tipo específico de problema.

Eu demorei bastante tempo para descobrir isso, fiquei batendo minha cabeça por muito tempo até ir aprendendo por tentativa e erro. Se houvesse apenas uma fórmula tudo seria mais fácil, mas infelizmente não existe. O problema de querer usar uma única fórmula para resolver todos seus problemas é parecido com a situação de quem só tem um martelo na sua caixa de ferramentas. O martelo é bom para algumas coisas, pregar um prego, por exemplo. Mas o martelo não serve para serrar uma tábua, por exemplo. Quanto mais ferramentas você tiver em sua caixa mais coisas terá condições de criar ou consertar. E assim é também com os outros problemas da vida, às vezes precisamos de ferramentas diferentes que possam nos ajudar a tomar decisões de forma mais rápida. Quanto menos tempo você gastar tomando uma decisão mais tempo terá para trabalhar ou fazer outras coisas que sejam mais produtivas.

O mercado nos disponibiliza hoje em dia uma infinidade de ferramentas que podem nos auxiliar na tomada de decisões. Muitas inclusive são gratuitas. Só para citar alguns exemplos de ferramentas que podem servir de ajuda na tomada de decisões temos: planilhas financeiras, softwares de gestão de risco, softwares de roteirização, gráfico de Gantt , agendas eletrônicas, softwares de análise de investimentos, etc

Minha sugestão é que você conheça as ferramentas disponíveis no mercado e fique sintonizado com as novidades. E também que você desenvolva suas próprias ferramentas para tomada de decisão. É verdade que muitas dessas ferramentas envolvem o uso de fórmulas matemáticas então se matemática não for o seu forte não desanime. Há muitas pessoas que dominam bem essa área e que poderão te ajudar, aliás, dependendo do problema muito farão isso de bom grado durante um almoço contigo ou irão te cobrar apenas o valor justo.

O importante é que você se acostume a usar modelos de tomada de decisão. Esses modelos existem para facilitar nossa vida, para nos ajudar a otimizar o nosso tempo e tomarmos decisões mais acertadas. Sempre publicarei neste site algumas dicas sobre excelentes modelos ou programas disponíveis no mercado, então, visite-se sempre para se manter atualizado. Para salvar o endereço deste site no seu Bookmark/Favoritos tecle <CTRL> <D> ao mesmo tempo.

Como administrar eficazmente o seu tempo

Como administrar eficazmente o seu tempo

Antes de tudo é importante dizer que:

“Aquilo que não pode ser medido não pode ser gerenciado”

Se você precisa gerir de maneira mais produtiva o uso do seu tempo você precisará medir como tem usado o seu tempo. A gestão eficaz do tempo necessita de apontamentos que permitam entender onde o tempo está sendo gasto.

Sem anotações, sem um sistema de agenda ou qualquer outro tipo que possa ser possível fazer o levantamento do tempo gasto entre várias tarefas será difícil administrar de modo coerente este recurso tão escasso.

Numa empresa, geralmente o tempo é gasto em alguma atividade como por exemplo:

Tempo ao telefone,
Tempo gasto conversando com clientes,
Viagens,
Vendas,
Atendendo a consultas,
Planejamento,
Reuniões,
Cuidando de emergências,
Conversando com colegas,
Discutindo problemas,
Outros.

A questão importante é que o registro deve permitir a identificação daqueles pontos em que você acha que está perdendo, ou, não usando de forma eficiente o seu próprio tempo.

Durante todo o dia de trabalho, geralmente não é muito difícil distinguir as tarefas menos importantes daquelas que realmente precisam ser executadas.

Um dos problemas mais comuns na boa administração do tempo é deixar as coisas menos importantes tomarem o lugar das mais importantes. Duas considerações básicas resolvem qual a importância de uma pequena tarefa e, conseqüentemente, quanto tempo deve ser gasto com ela.

É preciso fazer uma distinção básica entre as tarefas urgentes e as não urgentes e entre as tarefas vitais e não vitais.

As tarefas urgentes são aquelas que precisam ser completadas no momento ou rapidamente, a fim de alcançar o resultado desejado.

As tarefas vitais são aquelas que são essenciais ou muito importantes para a sobrevivência da empresa ou para se completar seu objetivo principal.